Hướng dẫn toàn diện này sẽ hướng dẫn bạn mọi thứ bạn cần biết về việc xóa sổ hàng tồn kho, từ các định nghĩa cơ bản đến các quy trình kế toán nâng cao, cùng các chiến lược đã được chứng minh để giảm thiểu tổn thất trong tương lai
 

Xử lý hàng tồn kho là gì?

Xử lý hàng tồn kho là một quy trình kế toán loại bỏ các mặt hàng khỏi hồ sơ hàng tồn kho khi chúng mất hoàn toàn giá trị và không thể bán được nữa. Quy trình này chính thức thừa nhận rằng một số mặt hàng tồn kho không còn là tài sản của doanh nghiệp và phải được ghi nhận là chi phí.

Không giống như việc giảm giá tạm thời hoặc hạ giá, việc xóa sổ thừa nhận rằng hàng tồn kho không còn giá trị nào nữa do bị hư hỏng, lỗi thời, trộm cắp, hư hỏng hoặc các trường hợp khác khiến hàng tồn kho hoàn toàn không thể bán được.
 

Đặc điểm chính của việc xử lý hàng tồn kho

 

• Xóa hoàn toàn giá trị mục khỏi hồ sơ kế toán
• Ghi nhận là chi phí trên báo cáo tài chính
• Tác động tức thời đến giá vốn hàng bán hoặc các tài khoản chi phí riêng biệt
• Tài liệu cần thiết cho mục đích thuế và kiểm toán
• Tuân thủ các Nguyên tắc Kế toán được Chấp nhận Chung (GAAP)
• Theo quan điểm kinh doanh, việc xóa nợ có một số chức năng quan trọng:

- Độ chính xác về tài chính: Đảm bảo bảng cân đối kế toán của bạn phản ánh giá trị thực của tài sản, cung cấp cho các bên liên quan thông tin chính xác về tình hình tài chính của công ty bạn.

- Lợi ích về thuế: Việc khấu hao được ghi chép đúng cách có thể làm giảm thu nhập chịu thuế của bạn, giúp giảm bớt phần nào tổn thất hàng tồn kho.

- Tuân thủ: GAAP yêu cầu các doanh nghiệp phải xóa sổ hàng tồn kho ngay khi xác định hàng tồn kho đã mất hết giá trị, khiến quy trình này trở nên cần thiết để tuân thủ quy định.

- Ra quyết định: Theo dõi việc xóa sổ giúp xác định các mô hình và lĩnh vực cần cải thiện trong quy trình quản lý hàng tồn kho của bạn.
  

Những nguyên nhân phổ biến gây ra việc xử lý hàng tồn kho

Hiểu được nguyên nhân dẫn đến việc xóa sổ hàng tồn kho giúp doanh nghiệp thực hiện các biện pháp phòng ngừa và chuẩn bị cho những tổn thất tiềm ẩn.
 

- Thiệt hại vật lý và hư hỏng

Thiệt hại vật chất là một trong những lý do phổ biến nhất khiến hàng tồn kho bị xóa sổ. Bao gồm:

• Thiên tai: Lũ lụt, động đất, bão và hỏa hoạn có thể phá hủy toàn bộ hàng tồn kho
• Hư hỏng trong quá trình vận chuyển: Hàng hóa bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển do xử lý kém hoặc tai nạn
• Các vấn đề về lưu trữ: Kiểm soát nhiệt độ không đúng cách, vấn đề về độ ẩm hoặc cơ sở lưu trữ không đầy đủ
• Lỗi xử lý: Hư hỏng trong quá trình nhận, lấy hoặc di chuyển bên trong

Hàng hóa dễ hư hỏng phải đối mặt với nguy cơ hư hỏng bổ sung:

• Hạn sử dụng: Thực phẩm, dược phẩm và mỹ phẩm có thời hạn sử dụng hạn chế
• Biến động nhiệt độ: Sản phẩm yêu cầu điều kiện bảo quản cụ thể
• Nhiễm bẩn: Nhiễm bẩn chéo ảnh hưởng đến an toàn sản phẩm và khả năng bán được

 

- Trộm cắpvà mất mát

Thật không may, tình trạng trộm cắp hàng tồn kho ảnh hưởng đến các doanh nghiệp ở mọi quy mô:

• Trộm cắp bên ngoài: Trộm cắp vặt, đột nhập hoặc trộm cắp hàng hóa trong quá trình vận chuyển
• Trộm cắp nội bộ: Trộm cắp của nhân viên, thường khó phát hiện và ngăn chặn hơn
• Lỗi hành chính: Đặt nhầm vật phẩm, chuyển khoản không đúng hoặc sai sót trong chứng từ
• Co ngót: Phát hiện sự khác biệt không giải thích được trong quá trình kiểm kê thực tế

 

- Sự lỗi thời và những thay đổi của thị trường

Biến động thị trường có thể nhanh chóng khiến hàng tồn kho trở nên vô giá trị:

• Tiến bộ công nghệ: Điện tử và phần mềm đang trở nên lỗi thời
• Chu kỳ thời trang: Quần áo và phụ kiện đang lỗi mốt
• Thay đổi về quy định: Sản phẩm không còn đáp ứng các yêu cầu về an toàn hoặc pháp lý
• Sự thay đổi sở thích của người tiêu dùng: Thay đổi mô hình nhu cầu khiến sản phẩm không bán được
• Sự lỗi thời theo mùa: Các mặt hàng ngày lễ hoặc theo mùa không có giá trị ngoài mùa

 

- Sự gián đoạn chuỗi cung ứng

Chuỗi cung ứng hiện đại phải đối mặt với nhiều rủi ro có thể dẫn đến việc xóa sổ:

• Lỗi sản xuất: Các vấn đề sản xuất tạo ra sản phẩm không sử dụng được
• Lỗi kiểm soát chất lượng: Các mặt hàng không đáp ứng thông số kỹ thuật hoặc tiêu chuẩn
• Vấn đề của nhà cung cấp: Nhận hàng tồn kho bị hư hỏng hoặc không đúng
• Sự chậm trễ về hậu cần: Các sản phẩm nhạy cảm với thời gian bị mất giá do sự chậm trễ trong vận chuyển

Quy trình xử lý hàng tồn kho từng bước

Việc thực hiện xóa sổ hàng tồn kho đúng cách đòi hỏi phải có phương pháp tiếp cận có hệ thống đảm bảo tính chính xác, tuân thủ và lập hồ sơ phù hợp.
 

Bước 1: Xác định và đánh giá hàng tồn kho bị ảnh hưởng

Bắt đầu bằng cách đánh giá kỹ lưỡng hàng tồn kho của bạn để xác định những mặt hàng cần xóa sổ:

• Kiểm tra thực tế: Kiểm tra sản phẩm xem có bị hư hỏng, hết hạn hay các vấn đề khác không
• Phân tích thị trường: Đánh giá nhu cầu hiện tại và giá cả cho các mặt hàng có khả năng lỗi thời
• Kiểm tra tài liệu: Kiểm tra ngày mua, ngày hết hạn và điều kiện bảo quản
• Phân loại: Tách biệt các mặt hàng đã xác định khỏi hàng tồn kho có thể bán được

Tạo hồ sơ chi tiết cho từng mục bao gồm:

• Mô tả sản phẩm và SKU
• Chi phí mua ban đầu
• Số lượng bị ảnh hưởng
• Lý do xóa sổ
• Ngày nhận dạng
• Bằng chứng hỗ trợ (ảnh, báo cáo, v.v.)

 

Bước 2: Xác định ý nghĩa và phương pháp

Đánh giá xem số tiền khấu hao có quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn hay không:

Các khoản xóa sổ không đáng kể (thường ít hơn 5% tổng hàng tồn kho):

• Có thể tính trực tiếp vào Giá vốn hàng bán
• Xử lý kế toán đơn giản hơn
• Yêu cầu ít tài liệu chi tiết hơn

Ghi giảm vật liệu (số lượng đáng kể):

• Nên được ghi vào các tài khoản chi phí riêng biệt
• Yêu cầu tài liệu chi tiết và phê duyệt
• Có thể cần sự chấp thuận của hội đồng quản trị đối với số tiền rất lớn
• Ngăn chặn sự biến dạng của biên lợi nhuận gộp

 

Bước 3: Tính toán tác động tài chính

Xác định số tiền chính xác cần xóa bỏ:

• Giá trị sổ sách: Giá gốc được ghi nhận trong hệ thống kế toán của bạn
• Giá trị cứu hộ: Bất kỳ khả năng thu hồi nào từ việc bán hoặc tái chế
• Số tiền xóa sổ: Giá trị sổ sách trừ đi giá trị thanh lý

 

Bước 4: Tạo các mục nhật ký phù hợp

Ghi lại việc khấu hao bằng các thủ tục kế toán phù hợp:

• Đối với số tiền không đáng kể (Trực tiếp vào COGS):
• Đối với số tiền vật chất (Tài khoản chi phí riêng):

 

Bước 5: Ghi chép và xử lý

Duy trì hồ sơ đầy đủ và xử lý việc thải bỏ một cách phù hợp:

• Tài liệu: Lưu giữ hồ sơ chi tiết về quá trình xóa nợ, bao gồm phê duyệt và bằng chứng hỗ trợ
• Phương pháp xử lý: Chọn phương pháp xử lý phù hợp (bán cho các công ty cứu hộ, tặng hoặc tiêu hủy)
• Tài liệu xử lý: Lưu giữ biên lai, ảnh hoặc giấy chứng nhận tiêu hủy
• Cập nhật hồ sơ: Đảm bảo tất cả các hệ thống phản ánh việc loại bỏ hàng tồn kho

 

Tóm lại

Việc xử lý hàng tồn kho không chỉ là một thủ tục kế toán cần thiết mà còn là một quy trình quản lý tài chính quan trọng, giúp doanh nghiệp duy trì sự chính xác của sổ sách, tối ưu hóa lợi ích thuế và tuân thủ các nguyên tắc kế toán (GAAP).

Bằng cách hiểu rõ các nguyên nhân phổ biến (hư hỏng, lỗi thời, trộm cắp) và áp dụng quy trình từng bước nghiêm ngặt, từ việc xác định và đánh giá, tính toán tác động tài chính, đến việc ghi nhận và xử lý, bạn có thể biến những tổn thất không thể tránh khỏi thành dữ liệu hữu ích để đưa ra các chiến lược giảm thiểu tổn thất trong tương lai, từ đó củng cố lợi thế cạnh tranh và hiệu quả hoạt động tổng thể của doanh nghiệp bạn.

Bài viết liên quan:

• 7 lợi thế cạnh tranh của việc chuyển đổi sang nhà kho thông minh
• Các giải pháp tự động hóa nhà kho hiện đại
• Hệ thống phân loại tự động nâng cao hiệu quả kho hàng