Vai trò của công nghệ trong quản lý hàng tồn kho
31-01-2023 6.191
Các công nghệ trong quản lý hàng tồn kho giúp có được lợi thế cạnh tranh bằng cách tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực, tăng sự hài lòng của khách hàng, tiến hành phân tích chi tiết và giảm thiểu tổn thất.
Quản lý hàng tồn kho là gì?
Quản lý hàng tồn kho là một quy trình phức tạp cần giữ đúng số lượng mặt hàng trong kho để tránh tình trạng thiếu hoặc thừa cung. Hơn nữa, cần phải quản lý tất cả các quy trình một cách hiệu quả để phân phối các mặt hàng nhanh chóng nhằm vượt qua các đối thủ cạnh tranh và giữ chân khách hàng định kỳ.
Thông thường, các doanh nghiệp sử dụng hệ thống quản lý kho để theo dõi hàng tồn kho của họ. WMS kỹ thuật số là giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tiên tiến. Vai trò của công nghệ trong quản lý hàng tồn kho và chuỗi cung ứng là rất quan trọng. Một số lượng lớn các tính năng giúp các công ty hoạt động trong lĩnh vực hậu cần đạt được những điều sau:
- Sử dụng tài nguyên được tối ưu hóa
- Sự hài lòng của khách hàng được nâng cao
- Quản lý hàng tồn kho tự động
- Phân tích theo hướng dữ liệu
- Giảm thời gian giao sản phẩm
- Giảm chi phí hoạt động
- Giảm thiểu gian lận và trộm cắp
Nhiều loại kỹ thuật quản lý hàng tồn kho được áp dụng để theo dõi tất cả các mặt hàng và duy trì chuỗi cung ứng nhất quán. Ba người đứng đầu là như sau:
- Chiến lược đẩy – Các mặt hàng được chuyển từ nhà sản xuất đến nhà kho. Để không bị hết hàng, nhà bán lẻ cần dự báo gần đúng số lượng sản phẩm cần dự trữ.
- Chiến lược kéo – Cửa hàng hoặc nhà kho yêu cầu sản phẩm từ nhà cung cấp khi khách hàng đặt hàng. Thông thường, kỹ thuật này được áp dụng cho các mặt hàng tùy chỉnh hoặc đắt tiền.
- Chiến lược Just-in-Time (JIT) – Nhà kho lưu trữ số lượng mặt hàng tối thiểu. Tất cả các yêu cầu bổ sung được xử lý bằng cách áp dụng chiến lược kéo, điều này có thể gây ra sự chậm trễ trong việc gửi.

Thống kê về việc áp dụng công nghệ trong quản lý tồn kho
Thật vậy, các công nghệ hiện đại giúp tối ưu hóa việc quản lý hàng tồn kho và làm cho nó hiệu quả hơn. Hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về số liệu thống kê để khám phá những lợi ích của công nghệ thông tin trong quản lý hàng tồn kho đối với doanh nghiệp.
- Giảm 10% chi phí
Doanh nghiệp có thể cắt giảm chi phí bằng cách loại bỏ tình trạng hết hàng và thừa hàng với sự trợ giúp của phân tích dữ liệu thông minh và dự báo chính xác
- 57% người trả lời sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho
Chưa đến một nửa số công ty nhỏ không theo dõi hàng tồn kho của họ hoặc thay vào đó áp dụng phương pháp quản lý thủ công
- 88% nhà bán lẻ có kế hoạch nâng cấp
Hầu hết các nhà quản lý chuỗi cung ứng không muốn đánh mất lợi thế cạnh tranh do công nghệ hiện đại mang lại và có kế hoạch nâng cấp kho hàng của họ
- 37% doanh nghiệp theo dõi hiệu suất
Khoảng một phần ba doanh nghiệp quan tâm đến hiệu suất của kho hàng và theo dõi chúng liên tục để sử dụng nguồn lực một cách khôn ngoan
- 73% kho dự định áp dụng thiết bị di động
Hầu hết các doanh nghiệp muốn sử dụng phần mềm hậu cần được cài đặt trên thiết bị di động để thuận tiện cho việc quản lý hàng tồn kho.
Các công nghệ thiết yếu trong quản lý tồn kho
Không thể đánh giá thấp vai trò quan trọng của công nghệ trong quản lý hàng tồn kho và bảo trì kho hàng. Chúng giúp tạo thuận lợi cho quá trình đặt hàng, lưu trữ và vận chuyển hàng hóa. Một số trong số chúng đã được các doanh nghiệp sử dụng rộng rãi trong nhiều năm.
Phần mềm quản lý kho
Ngày nay, hầu hết các giải pháp kỹ thuật số đều có dạng phần mềm quản lý kho (WMS) . Nó là một loại công nghệ thông tin trong quản lý hàng tồn kho với nhiều tính năng để đặt hàng, lưu trữ và vận chuyển mặt hàng liền mạch. Nó giúp loại bỏ nhu cầu sử dụng bảng tính giấy để theo dõi mọi hành động.
Phần mềm quản lý kho có thể tùy chỉnh hoặc làm sẵn. Ngoài ra, một giải pháp kỹ thuật số có thể tại chỗ hoặc dựa trên đám mây. Nó có thể có rất nhiều tính năng khác nhau nhằm giải quyết một số vấn đề của doanh nghiệp.
Các tính năng chính của hệ thống quản lý kho như sau:
1. Xuất nhập khẩu mặt hàng
Thật vậy, một hệ thống quản lý hàng tồn kho sẽ cung cấp cơ hội để thêm sản phẩm vào cơ sở dữ liệu theo cách thủ công. Tuy nhiên, nó cũng phải có khả năng nhập và xuất nhiều mục vào cơ sở dữ liệu bằng tệp giá trị được phân tách bằng dấu phẩy (CSV) .2. Thông tin hàng tồn kho
Đây là một tính năng cần thiết để WMS theo dõi tất cả các mục. Dữ liệu có thể được nhập và cập nhật thủ công hoặc tự động. Thông tin hàng tồn kho có thể ngụ ý rất nhiều chi tiết như mã đơn vị lưu kho (SKU) , tên, tính sẵn có, số lượng mặt hàng, kích thước, giá cả, hình ảnh, ngày đến, v.v.3. Thực hiện đơn hàng
Một WMS cần lưu trữ thông tin về khách hàng và các chi tiết quan trọng khác để giao hàng nhanh chóng. Nó giúp tổ chức hợp lý dự trữ để tăng tốc độ tải và vận chuyển hàng hóa. Bên cạnh đó, chức năng thực hiện đơn hàng giúp quản lý hàng trả lại.4. Theo dõi thời gian thực
Điều quan trọng là có được thông tin chính xác về các mặt hàng được lưu trữ trong kho. Theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực có thể giúp giám sát tất cả các quy trình một cách hiệu quả và cập nhật chúng một cách hiệu quả khi cần. Dữ liệu thời gian thực tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý kho vì người quản lý có thể giám sát tất cả các quy trình từ xa từ một nơi.5. Bảng điều khiển
Việc sử dụng hợp lý các công nghệ trong quản lý hàng tồn kho có thể giúp tiêu thụ dữ liệu một cách thuận tiện. Hơn nữa, một bảng điều khiển có thể được cấu hình cho các vai trò khác nhau. Do đó, nhiều người dùng có quyền truy cập vào thông tin chi tiết được sắp xếp theo thứ tự khác nhau để tạo thuận lợi cho công việc của mọi người dùng.6. Tùy chọn chọn và đóng gói
Một hệ thống quản lý kho nên cung cấp thông tin chi tiết về các loại mặt hàng và cách chúng cần được đóng gói. Ví dụ, các mặt hàng công nghệ dễ vỡ hoặc đắt tiền phải được đóng gói cẩn thận để vận chuyển an toàn. Hơn nữa, WMS cần bao gồm thông tin về cách khách hàng sẽ nhận hàng.7. Thanh toán và xuất hóa đơn
WMS phải có chức năng lập hóa đơn và lập hóa đơn để gửi báo giá, nhận hóa đơn và quản lý tất cả các khoản thanh toán. Ngoài ra, nó phải giữ thông tin về tất cả các giao dịch một cách an toàn.8. Quản lý lao động
Để chạy các quy trình lưu kho một cách suôn sẻ, WMS phải có khả năng phân công nhiệm vụ cho người lao động. Ngoài ra, nó cần giúp theo dõi hiệu suất của nhân viên với sự trợ giúp của các chỉ số hiệu suất chính (KPI) .9. Báo cáo
Một WMS nên có tính năng báo cáo để có được thông tin chi tiết có giá trị về hiệu suất kho hàng. Một hệ thống cần phân tích một lượng lớn dữ liệu thô được thu thập về kho hàng bằng cách sử dụng các thuật toán tùy chỉnh để giúp doanh nghiệp nhận được báo cáo chi tiết và dự báo dựa trên dữ liệu.
Các nhà phát triển và doanh nghiệp liên tục đưa ra các ý tưởng đổi mới cho hệ thống quản lý hàng tồn kho, vì vậy họ xây dựng nhiều loại tính năng hữu ích để quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả. Do đó, bạn có thể phát triển một hệ thống có nhiều tính năng hữu ích và được thiết kế tùy chỉnh để tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý kho.
Hệ thống mã vạch
Mã vạch là một trong những loại công nghệ phổ biến nhất trong quản lý hàng tồn kho vì chúng giúp việc theo dõi mặt hàng ít tốn thời gian hơn. Mã vạch là một hình ảnh giúp gán một giá trị duy nhất chứa thông tin nhất định cho bất kỳ mặt hàng nào. Vì mã vạch là duy nhất và có thể được quét trong chưa đầy một giây, nên hệ thống giúp tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý hàng tồn kho một cách đáng kể.
Các doanh nghiệp có thể tạo mã vạch tùy chỉnh có chứa thông tin cần thiết và in chúng để tạo thuận lợi cho việc quản lý hàng tồn kho. Có hai loại mã vạch:
- Tuyến tính
Đây là loại mã vạch phổ biến nhất đã được sử dụng từ năm 1951. Đây là loại mã vạch một chiều có dạng các đường thẳng đứng được sắp xếp theo một thứ tự nhất định. Hơn nữa, nó ngụ ý các chữ số để nhập mã vạch thủ công.
Các loại mã vạch tuyến tính khác nhau có thể chứa nhiều lượng dữ liệu khác nhau. Các loại thông tin phổ biến nhất mà mã vạch tuyến tính có thể lưu giữ là:
- Số lượng hàng tồn kho
- Tên
- Cân nặng
- Ngày sản xuất và hạn sử dụng
- Tên của nhà sản xuất
- Ma trận
Đây là loại mã vạch nâng cấp được giới thiệu vào năm 1994. Loại mã vạch ma trận phổ biến nhất là mã Phản hồi nhanh (QR) . Đây là loại mã vạch hai chiều có thể chứa nhiều thông tin hơn mã vạch tuyến tính. Tuy nhiên, nó có những lợi ích bổ sung như sau:
- Quét 360 độ
- Yêu cầu độ tương phản nền thấp
- Tự động sửa lỗi
- Bất kỳ khoảng cách quét
Mã QR là một trong những loại mã vạch ma trận phổ biến nhất. Chúng được chia thành hai loại:
- Tĩnh – Không thể thay đổi mã sau khi được in. Người dùng nhận được thông tin tương tự khi quét mã QR tĩnh.
- Động – Mã QR chứa liên kết dẫn người dùng đến một tài nguyên nhất định. Thông tin lấy từ nguồn bên ngoài có thể được cập nhật, thuận tiện cho việc theo dõi thời gian thực và quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn.
Loại dữ liệu phổ biến nhất mà mã vạch ma trận có thể chứa là:
- URL
- Số lượng hàng tồn kho
- Tên
- Cân nặng
- Dữ liệu văn bản
Mã vạch có thể được đọc bằng máy quét hoặc ứng dụng dành cho thiết bị di động sử dụng máy ảnh của thiết bị. Ngoài ra, người quản lý có thể nhập các chữ số từ mã vạch tuyến tính vào WMS nếu không có tùy chọn sử dụng máy quét.
Công nghệ RFID
Nhận dạng tần số vô tuyến (RFID) là một công nghệ giúp tăng cường quản lý hàng tồn kho bằng cách sử dụng sóng vô tuyến. Mỗi mục có một thẻ RFID duy nhất lưu trữ dữ liệu và có thể dễ dàng quét.
Công nghệ không dây này giúp tăng năng suất vì nhiều thẻ có thể được đọc tự động. Do đó, việc sử dụng thẻ nhận dạng tần số vô tuyến là một trong những xu hướng hàng đầu trong quản lý hàng tồn kho vì theo dõi thời gian thực và cập nhật thông tin nhanh chóng.
Công nghệ này cần một doanh nghiệp cài đặt ăng-ten, đầu đọc và thẻ RFID trên tài sản. Hệ thống thấy trước cơ hội ghi thông tin vào chip và đọc nó không dây. Khoảng cách tối thiểu đến một con chip có thể thay đổi từ vài đến ba mươi feet. Có hai loại chip RFID:
- Hoạt động – Một loại thẻ RFID đắt tiền và ít phổ biến hơn, yêu cầu nguồn năng lượng để truyền sóng vô tuyến.
- Bị động – Sóng vô tuyến được truyền bởi ăng-ten tạo ra dòng điện trong thẻ, do đó, thẻ có thể nhận, cập nhật và gửi thông tin. Đây là loại thẻ RFID phổ biến nhất.
Dữ liệu có thể được cập nhật tạo điều kiện theo dõi thời gian thực. Điều đáng chú ý là số sê-ri của thẻ RFID là thông tin duy nhất không thể cập nhật.
Công nghệ RFID giúp tìm sản phẩm trong kho một cách nhanh chóng vì tất cả thông tin về tài sản di chuyển có thể được theo dõi và lưu trữ trong cơ sở dữ liệu. Thẻ RFID có thể lưu trữ tối đa 2 kilobyte (KB) dữ liệu. Các loại dữ liệu phổ biến nhất mà thẻ RFID nắm giữ là:
- Số sê-ri của thẻ RFID
- Số lượng hàng tồn kho
- Số sê-ri của sản phẩm
- Tên
- Vị trí
- Cân nặng
Internet vạn vật
Internet vạn vật (IoT) là khái niệm phát triển các hệ thống có khả năng kết nối các loại thiết bị khác nhau. Các công nghệ khác nhau được tích hợp vào một hệ thống có thể tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý hàng tồn kho và giám sát kho hàng bằng cách thu thập các loại thông tin khác nhau ở một nơi.
Sự đa dạng của các thiết bị IoT rất rộng. Hầu hết đều có tiền tố "thông minh" để làm nổi bật khả năng truyền dữ liệu qua mạng của thiết bị và được quản lý từ xa bởi con người hoặc các hệ thống kỹ thuật số khác.
Các loại công nghệ IoT phổ biến nhất được sử dụng trong ngành hậu cần là:
- Điện thoại thông minh
- Cảm biến thông minh
- Máy theo dõi GPS
- Thẻ RFID
- Máy ảnh thông minh
- Hệ thống HVAC thông minh
- Bộ điều khiển thông minh
Ý nghĩa của các công nghệ IoT như cảm biến và bộ điều khiển thông minh giúp tự động hóa nhiều quy trình và cải thiện quản lý. Chẳng hạn, các thiết bị IoT có thể đo nhiệt độ hoặc độ ẩm trong nhà kho và điều chỉnh hệ thống HVAC để tự động duy trì điều kiện cần thiết.
Công nghệ LiFi
Công nghệ độ trung thực của ánh sáng (LiFi) là một giải pháp thay thế cho mạng WiFi. Công nghệ này sử dụng các nguồn ánh sáng và cảm biến để truyền thông tin. Nó mang đến cơ hội kết nối nhiều thiết bị hơn vào một hệ thống.
Nguồn sáng được tạo ra bởi các bóng LED cập nhật tần số để truyền tải dữ liệu dưới dạng ánh sáng. Những thay đổi tần số không thể nhìn thấy bằng mắt người. Nó được sử dụng rộng rãi để xây dựng mạng lưới nhà kho vì công nghệ này có thể kết nối nhiều loại thiết bị mà không gặp bất kỳ sự cố nào. Ngoài ra, công nghệ này còn được ứng dụng để định vị 3D cho robot.
Các công nghệ tiên tiến sử dụng trong quản lý tồn kho
Lĩnh vực hậu cần liên tục áp dụng các công nghệ mới để tăng cường quản lý hàng tồn kho và vận chuyển hàng hóa. Các công ty hàng đầu trong ngành thường áp dụng các công nghệ hàng đầu và định hình tương lai của việc quản lý hàng tồn kho.
- Trí tuệ nhân tạo và học máy
Trí tuệ nhân tạo (AI) và máy học (ML) là những công nghệ hàng đầu có thể xử lý một lượng lớn dữ liệu và thực hiện một số hành động giống như con người. AI có thể nhận dạng giọng nói hoặc phân tích video do camera ghi lại. Máy học có thể xác định các mẫu trong chuỗi cung ứng để tự động hóa việc quản lý tài sản và lực lượng lao động. Chẳng hạn, nó có thể phân tích hành vi của công nhân hoặc vị trí sai vật phẩm.
Tuy nhiên, trong hầu hết các trường hợp, các công nghệ này được sử dụng để phân tích dữ liệu và thu được thông tin chi tiết có giá trị. AI giúp nhận dự báo nhu cầu dựa trên dữ liệu và lập kế hoạch dự đoán. Báo cáo do McKinsey & Co chuẩn bị tuyên bố rằng quản lý chuỗi cung ứng hỗ trợ AI có thể giúp cắt giảm 15% chi phí hậu cần.
- Công cụ nhặt hàng tự động
Các doanh nghiệp cấp doanh nghiệp cần quản lý một số lượng lớn các mặt hàng trong kho của họ tích hợp các công cụ lấy hàng tự động. Các hệ thống như vậy sử dụng bộ điều khiển rô-bốt, mã vạch hoặc thẻ RFID để tự động chọn tất cả tài sản. Công nghệ này giúp giảm chi phí vận hành, nâng cao năng suất và giảm thiểu khả năng mắc lỗi của con người.
Xe có hướng dẫn tự động
Xe có hướng dẫn tự động (AGV) thường là các thiết bị nhỏ giúp di chuyển các mặt hàng trong kho từ vị trí này sang vị trí khác. Đây là công nghệ tiên tiến giúp thay thế việc phải có nhiều phương tiện và tài xế để di chuyển tài sản trong kho bãi. AGV hoạt động độc lập và có thể thực hiện các nhiệm vụ đơn điệu 24/7. Họ điều hướng bằng cách sử dụng nhãn dán sàn, công nghệ LiFi, camera quan sát hoặc dây.
- Blockchain
Blockchain là một công nghệ tuyệt vời được sử dụng trong nhiều ngành công nghiệp. Nó đã trở thành xu hướng trong lĩnh vực tài chính vì phương pháp quản lý dữ liệu phân tán giúp thực hiện các giao dịch an toàn và minh bạch.
Việc áp dụng chuỗi khối mang lại tác động tích cực đến công nghệ thông tin trong quản lý hàng tồn kho. Bằng cách áp dụng chuỗi khối, các doanh nghiệp có thể tăng cường bảo mật cho hệ thống quản lý kho của họ và thực hiện các giao dịch an toàn. Thật khó để hack các hệ thống dựa trên blockchain.
Lời kết
Tỷ lệ áp dụng công nghệ trong các hệ thống quản lý hàng tồn kho tăng với tốc độ cao. Công nghệ giúp tự động hóa nhiều quy trình kho hàng và đưa ra dự báo dựa trên dữ liệu. Hệ thống quản lý kho và mã vạch là những công nghệ thiết yếu giúp theo dõi mọi mặt hàng một cách tỉ mỉ.
Tuy nhiên, có rất nhiều công nghệ tiên tiến giúp tăng hiệu suất và thoát khỏi việc quản lý thủ công. Các nhà kho cấp doanh nghiệp tích cực áp dụng AI và ML, phương tiện được hướng dẫn tự động, công cụ lấy hàng tự động và chuỗi khối để phân phối sản phẩm nhanh chóng và tăng sự hài lòng của khách hàng.
Bài viết liên quan: